賃貸借契約時における必要書類とは？住民票や収入証明書について解説

賃貸物件を契約するときには、準備しておかなければならない必要書類がいくつもありますが、なかには用意するのに日数がかかるものあります。
初めて賃貸物件を契約する方であれば、事前に必要書類を把握してスムーズに賃貸借契約を済ませたい方も多いでしょう。
こちらの記事では、賃貸借契約時に必要な書類を解説するので、賃貸借契約の参考になさってください。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由

印鑑証明書は、市区町村が発行する公的な書類であり、印鑑の登録情報と賃貸借契約者の身元を一致させるためのものです。
印鑑証明書を作成したのが自分であり、書類に押印された印鑑が間違いなく自分のものであると相手に証明するものが印鑑証明書です。
賃貸借契約においては、契約者が実際に該当する印鑑を使用して契約の締結を証明するために印鑑証明書が必要となります。
また、連帯保証人が必要な物件の場合、実印による捺印や連帯保証人になる方の分の印鑑証明書の提出を求められるケースもあります。
賃貸借契約を締結する際は、連帯保証人が同席するケースはほとんどなく、郵送で契約書にサインをするのが一般的です。
実印だけの場合、勝手に実印を使用されたなどの言い訳が通る可能性もあるため、印鑑証明書があれば貸主は安心して契約に踏み切れます。
貸主としては、あとになってから連帯保証人に「連帯保証人になったつもりはない」と言われるのが不安なため、印鑑証明書の添付と実印による捺印で信憑性が増します。
印鑑証明書を発行してもらうためには、あらかじめ実印の印鑑登録が必要です。
まず、実印登録をしたい印鑑を作る必要がありますが、町の印鑑屋で自分の苗字が印字された印鑑を購入すれば良いわけではありません。
実印は自分の財産や権利を証明できる役割を持ち、気軽に大量生産されている印鑑を使用するのは危険なため注意が必要です。
とくに、実印は重要度が高い印鑑のため、信頼性のある印鑑専門店で複雑な印影で実印を作成してもらうのがおすすめです。
印鑑の材質は、破損しやすいプラスチックの印鑑や変形する可能性があるゴム印の印鑑は実印として認められない自治体が多いため、丈夫な素材で作成してもらいましょう。
印鑑を作成してもらったあとは、市区町村の窓口へ実印の登録申請をする必要があります。
印鑑登録に必要な物は、印鑑登録をする印鑑と公的機関から発行された顔写真つきの身分証明書、100円〜300円の登録費用などが必要です。
市区町村役場の窓口で申請書に必要事項を記入し、登録したい印鑑と本人確認書類を窓口に申請して、手続きが済むと印鑑登録が完了します。
本人が印鑑登録手続きをおこなう場合は、顔写真つきの身分証明書を持参して登録するのであれば、すぐに印鑑登録を済ませられます。
しかし、健康保険証などの顔写真のない身分証明書の場合、印鑑証明書の発行に数日かかるため注意が必要です。
賃貸借契約を検討している方は、日にちに余裕を持って、印鑑証明書を発行しましょう。

賃貸借契約に住民票が必要な理由

賃貸借契約の際には、不動産会社や大家さんが顔写真つきの本人確認書類とあわせて、契約者を公的な書類で身元確認するために住民票の提出が求められます。
住民票は、役所に登録されている住民票原本に記載されている事項を写したものであり、おもに居住している方の公的な証明として使用されます。
独身の方が賃貸物件に入居する場合は、自分の住所や氏名が記載されているものを取得すれば問題ありません。
しかし、家族で入居する場合、全員の身分や関係性を証明するために入居者全員分の情報と世帯構成が判別できるものを取得して提出する必要があります。
また、友人や知人でのルームシェアや同棲予定のカップルの場合、それぞれが住民票を取得する必要があります。
基本的に本籍は記載されていなくても良いですが、大家さんや不動産会社によっては必要なケースもあるため、本籍が必要かどうかは事前に確認なさってください。
発行された住民票に使用期限は設けられていませんが、住民票の提出先である不動産会社では住民票の発行日から3か月以内のものを求められるのが一般的です。
発行してから時間が経過していた場合、現状を反映していない可能性があるため、3か月前までに取得した住民票であればそのまま提出できます。
また、マイナンバーが記載された住民票もあり、申請をするときに窓口でマイナンバーが記載されたものか記載していないものか問われる場合があります。
賃貸借契約の本人確認として使用するだけの住民票は、マイナンバーは不要なため、マイナンバーが記載されたものを取得する必要はありません。
マイナンバーが流出してしまうと問題に発展する可能性もあるため、マイナンバーの取り扱いには注意が必要です。
不動産会社では個人情報の取り扱いに細心の注意を払っており、トラブルを回避するために、マイナンバーが記載された住民票の受け取りを拒否するケースもあります。
トラブルを避けるためにも、マイナンバーが記載されていない住民票を取得しましょう。
なお、どうしても時間が取れず最寄りの役所で住民票を取りに行けない場合、代理人を指定して取得するのも可能です。
住民票は本人が窓口で申請し、取得するのが原則ですが、同じ世帯の方や知人に協力をしてもらい取得の依頼ができます。
知人に依頼する場合は、役所指定の委任状に本人が捺印したものを代理人に持参してもらう必要があります。
また、平日の昼間は仕事や学業で多忙な方の場合、役所によっては夜間窓口を利用する手もあり、事前に電話などで予約すれば夜間に住民票の受け取りが可能です。
ほかにも、郵送で住民票を取得する方法もありますが、窓口で取得するより時間がかかるため、賃貸借契約を締結するまで余裕を持って申請する必要があります。

賃貸借契約に収入証明書が必要な理由

収入証明書とは、収入を証明する書類を指しますが、収入証明書と名の付く書類があるわけではありません。
いくつかの書類の呼び名であり、一般的に市区町村が発行しているもの収入証明書に、所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書などがあります。
また、お勤め先が発行している収入証明書には、源泉徴収票や給与支払い証明書などがあるため、ご自身の都合に合わせて収入証明書を取得しましょう。
ほかにも、自営業や副業をされている方は確定申告書の写しが収入証明書として利用可能です。
収入証明書は、契約者が安定した収入を持っているかどうかを示す書類で、家賃の支払い能力があるかどうかの確認をする意味合いがあります。
家賃の支払い能力を確認すると、大家さんや不動産会社は家賃滞納のリスクを軽減でき、契約者が経済的に安定しているか確認をして信頼性の確保につながります。
連帯保証人を指定している場合、連帯保証人の収入証明書を求められるケースもあるため、事前に連帯保証人の収入証明書を取得しておきましょう。
やむを得ない事情により収入証明書が用意できない場合、収入証明書が不要な物件を選ぶ方法があります。
たとえば、マンスリーマンションの場合、一般的に収入証明書の提出が求められていません。
マンスリーマンションは短期契約であり、突然の入居にも対応できるためです。
ただし、どのような物件が収入証明書不要で契約できるかどうかは不明な場合が多いため、収入証明書が不要な物件を希望する場合は不動産会社などに問い合わせましょう。

まとめ

賃貸借契約の際は必要書類が多く、事前に準備しておくと契約の際にスムーズな手続きが可能です。
必要書類が不明な場合は、不動産会社に問い合わせると、必要書類がわかります。
どうしても必要書類を取りに行く時間がない方は、代理人や夜間窓口の利用、郵送による取得によって書類の準備をしましょう。